10 Tipps für den täglichen Email-Gebrauch

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Die Email ist bis heute einer der effektivsten Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Von Kollege zu Kollege, im Dialog mit Kunden oder mit Geschäftspartnern ist sie nach wie vor das erste Mittel für einfache und schnelle Kommunikation.

Trotzdem wird es immer schwieriger zu dem Email-Empfänger durchzudringen bzw. in einen Email-Dialog einzusteigen. Ein hohes Spam-Aufkommen, Emails mit CC-Nennung die einen nicht direkt betreffen, unzählige Newsletter, Angebote von Geschäftspartnern und Nachrichten von Bekannten, Freunden und Verwandten gestalten den Umgang mit Emails immer schwieriger. Durch diesen Umstand wird im privaten Umfeld die Kurzlebigkeit von Email-Konten gefördert. Zudem machen es Freemail-Anbieter den Email-Nutzern sehr einfach mit wenigen Klicks ein neues Email-Konto zu eröffnen.
So entziehen sich die geplagten Nutzer schnell dem täglich wachsenden Email-Terror.

Viele Email-Nutzer bekommen pro Tag bereits mehr als 100 Emails. Die Selektion wichtiger bzw. relevanter Emails wird für den Leser immer schwieriger und dabei kann auch Ihre Email vorschnell im Papierkorb landen.

Hier sind 10 Tipps, wie Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger gewinnen, erfolgreich provozieren, eine Antwort zu erhalten und den Leser auch in Zukunft motivieren Ihre Emails zu öffnen:

 

 

1. Betreff mit Wiedererkennungswert

Versuchen Sie bereits im Betreff persönlich Bezug auf den Empfänger zu nehmen.
Bei neuen Kontakten empfiehlt sich die Nennung der letzten Begegnung oder des letzten Ereignisses, wie z.B.:

  • ‚Hallo Herr Rohner, danke für das freundliche Gespräch am Dienstag…‘
  • ‚Hallo Herr Rohner, ich habe Sie nach der Messe in Berlin weiterempfohlen…‘
  • ‚Hallo Herr Rohner, Ihre Bestellung wurde verschickt und…‘

2. Kurz halten

Bei der angesprochenen Fülle von Emails werden ausschweifende Emails als lästig empfunden. Kommen Sie in wenigen, kurzen Sätzen auf den Punkt und die Wahrscheinlichkeit auf eine kurze, aber informative, qualitative Antwort steigt.

3. Aufzählungszeichen

Verwenden Sie Stichpunktlisten und erhöhen Sie damit die Lesbarkeit Ihrer Email. Fehlen Ihnen beispielsweise noch ein paar Kundendaten um ein Angebot zu erstellen, dann fordern Sie die gewünschten Daten z.B. wie folgt an:

  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Telefonnummer

Sie werden feststellen, dass man es Ihnen gleich tut. Punkt für Punkt.

4. Kleine Schmeicheleien

Wenn Sie Fragen zu einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Webseite haben, dann formulieren Sie Ihr besonderes Interesse und Ihre Begeisterung.

Beispiele:

  • ‚Ich habe gestern auf einer Messe von Ihrem Produkt erfahren, und ich bin begeistert von dem Design. Man sieht, dass Sie sich sehr viel Mühe gegeben haben. Können Sie mir bitte weitere Informationen zusenden?‘
  • ‚Sie waren gestern auf meinem Xing-Profil, und ich habe gesehen, dass Sie Kenntnisse im Vertrieb haben. Zudem machen Sie einen sehr sympathischen Eindruck und würden bestimmt gut in unser Team passen. Wann darf ich Sie zu einem Erstgespräch anrufen?‘

5. Problem-Emails

Versenden Sie keine Emails, in denen Sie sich Luft machen über ärgerliche Situationen oder Probleme mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Eine Email, die einmal verschickt wurde, lässt sich nicht wieder zurückholen, und Sie haben keine Kontrolle darüber, wohin sie weitergeleitet wird.

Versuchen Sie Probleme sachlich und höflich zu klären. Bei Problemen mit Kunden ist zudem ein gesundes Maß an Kulanzbereitschaft angebracht, um längerfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen. Was Sie zunächst als Verlust empfinden, wird sich auf lange Sicht auszahlen.

 

6. Doppelte Rechtschreibprüfung

Vertrauen Sie nicht nur auf die Rechtschreibprüfung in Ihrem Email-Client, sondern lassen Sie wichtige Emails (z.B. Angebote, Verträge) von Dritten gegenlesen. Schreiben Sie Ihre wichtigen Emails zudem nicht am späten Abend, bzw. wenn Sie müde oder unkonzentriert sind.

7. Datenschutz und Privatsphäre

Wenn Sie eine Email an eine größere Gruppe von Empfängern senden müssen, dann verwenden Sie das BCC (Blind Carbon Copy) Feld. So schützen Sie die Daten Ihrer einzelnen Kontakte und Ihre Absenderadresse ist ausschließlich ersichtlich.

Im Optimalfall verwenden Sie eine Email-Marketing-/CRM-Lösung für den Versand, mit der Sie anschließend auch Gesprächsverläufe, Conversion Rates und aufgewendete Arbeitszeit individuell auswerten können.

8. Gezielt antworten

Verwenden Sie nicht die ‚Antwort an alle…‘ Funktion. In den meisten Fällen ist Ihre Antwort nicht für alle Empfänger relevant, und Sie vermeiden mit einer gezielten Antwort verärgerte Empfänger.

Auch in diesem Fall gibt es statistisch gesehen viele Nachahmer. Haben Sie erst einmal allen Adressaten geantwortet, laufen Sie Gefahr, dass diese ebenso an alle Empfänger schreiben, um sich zu dem Email-Inhalt zu äußern. Selbst wenn es nur darum geht, Sie bzgl. der ‚Antwort an alle…‘ Funktion zu gängeln.

9. Dateianhänge

Fragen Sie Ihre Empfänger unbedingt, bevor Sie Dateianhänge versenden. Zum einen landen immer mehr Emails im Spam-Ordner aufgrund von Hijacking- Präventionen und Viren-Filtern und zum anderen sind auch heute noch viele Email-Postfächer in ihrer Speicherkapazität limitiert.

Alternativ bieten sich webbasierte Dienste wie z.B. Dropbox () an, um Dateianhänge zu hosten und anschließend eine URL für den Download an den Email-Empfänger zu senden.

10. Geduld

Geben Sie Ihrem Empfänger ausreichend Zeit, um zu antworten. Nicht jeder Email-Nutzer prüft am Tag mehrfach sein Postfach auf neue Emails oder bekommt diese nicht direkt auf sein Smartphone weitergeleitet.

In dringenden Fällen sollten Sie auf jeden Fall im Betreff oder zu Beginn der Nachricht auf die Dringlichkeit hinweisen. Im Zweifelsfall nehmen Sie das Telefon zur Hand oder suchen Sie, wenn möglich das persönliche Gespräch.

 

 

About Steven Rohner

Software Engineer & Marketing Architect

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